تتم عملية نقل ضيوف الرحمن لدينا في شركة الزوار لخدمات العمرة كما هو موثق لدينا بالشركة في إجراء تنظيم نقل المعتمرين الموثق ضمن وثائق نظام الجودة والسلامة المطبق بالشركة، حيث
يرسل مسؤول التسويق نموذج طلب خدمة نقل عن طريق (voucher) إلى مسؤول النقل قبل بدء برنامج العمرة بأسبوع على الأقل
يقوم مسؤول النقل بتحديد الاحتياجات للنقل خلال البرنامج باستخدام هذا النموذج والذى يحدد
تاريخ بدأ البرنامج
عدد الباصات في البرنامج
عدد الباصات المتاحة بالشركة
عدد الباصات المطلوب التعاقد لتوفيرها
عدد السائقين المتاحين
عدد السائقين المطلوب تعيينهم / استئجارهم
في حالة الاحتياج الى باصات إضافية خارج الإمكانيات يقوم مسؤول النقل بإرسال طلب حجز عن طريق الفاكس من إحدى شركات النقل التي تعاقدت معها الشركة طبقا لإجراء ضبط عميات التعاقدات
يحرر مسؤول النقل نموذج جدول حركات المعتمرين من يوم وصولهم إلى يوم مغادرتهم الأراضي السعودية وهو مستخرج من ال(voucher) المرسل من مسؤول التسويق كل فوج على حده
يقوم مسؤول النقل بتحرير تقرير يومي وهو مستخرج من جدول حركات المعتمرين مسجل فيه يوم وصول المعتمرين المطار الوقت بالساعة والدقيقة ويتم تسليمه لمشرف المطار لمتابعة وصول المعتمرين يوميا نموذج (جدول وصول المعتمرين يوميا )
يتولى مسؤول النقل متابعة جدول حركات المعتمرين يوميا
بناء على جدول حركات المعتمرين يقوم مسؤول النقل من قبل بدء البرنامج بيوم على الأقل بتحديد
عدد الباصات وأرقامهم
أسماء السائقين وأرقام تليفوناتهم ( يتم الاختيار العادل بناء على المسافات المقطوعة لكل سائق على النموذج الخاص بذلك)
تاريخ وتوقيت بداية البرنامج - مشرفو البرنامج من الشركة وأرقام تليفوناتهم - مكان بدء البرنامج
تمييز الباص - أماكن التوقفات - خط السير
وذلك باستخدام النموذج الخاص بذلك
في حالة وجود باص من إحدى شركات النقل يتم التسجيل في جدول حركات المعتمرين اسم شركة النقل ورقم جوال السائق لتواصل مشرف البرنامج معه.
يرسل مسؤول النقل نسخة من جدول حركات المعتمرين إلى جميع الفروع يوميا دون استثناء.
يتولى مسؤول النقل التأكد من:
التنسيق مع السائقين من شركة النقل - وجود المشرفين من الفرع - توفير السائقين - نظافة الباص صلاحية تميز الباص
يؤكد مسؤول النقل على السائقين بأن مشرف البرنامج هو المسؤول عن البرنامج وعلى السائق إطاعة أوامره
يتوجه السائق الى مكان توجه البرنامج طبقا لخط السير المحدد واماكن التوقفات
يتم تحميل المعتمرين وأمتعتهم تحت إشراف المشرفين من الشركة
بعد نهاية البرنامج يتوجه السائق إلى الجراج في انتظار اوامر أخرى من مسؤول النقل
في حالة وجود ملاحظه على الباص يتم أخبار مسؤول النقل من قبل السائق فورا لعمل إجراءات إصلاح العطل الموجود في الباص طبقا لاجراء صيانة الباصات
يقوم مسؤول النقل بتسجيل البرنامج ومسافتها فى سجل السائق على النموذج الخاص بذلك
يتم الاتصال بين مشرف النقل ومشرف البرنامج والسائقين عن طريق شبكة خاصة(شبكة الاتصالات برافوا )